zondag 21 februari 2010

Collectieprofielen voor dummies

Omdat ik dit jaar vooral met de informatieve functie van de bibliotheek bezig ben heb ik weinig tijd over om collectieprofielen te maken. In theorie vind ik dat prima, ik maak al een jaar of 8 collectieprofielen, dus het is hoog tijd voor iets anders. Maar in de praktijk is loslaten een stuk ingewikkelder. Vooral omdat veel bibliothecarissen worstelen met het maken van collectieprofielen.

Een collectieprofiel maken is helemaal niet zo moeilijk. Het is alleen een kwestie van logisch nadenken en keuzes maken. Logisch nadenken kan ik goed, en het is de bibliotheek die de keuzes moet maken. Misschien dat het voor iemand die niet weet hoe hij moet beginnen toch niet zo heel makkelijk is.

Het opstellen van een collectieprofiel doe je in 3 stappen:
- Je meet wat voor collectie je nu hebt en hoe die gebruikt wordt.
- Je bepaalt op basis van missie en visie, afspraken in het netwerk, certificeringsnormen of gebruikersbehoeftes wat voor collectie je zou willen hebben.
- Je zet een traject uit om van de huidige naar de gewenste situatie te komen, binnen de randvoorwaarden die gelden (zoals aanbod aan nieuwe titels en budget).

Meten
Deze stap klinkt eenvoudig, maar geeft in de praktijk grote moeilijkheden. Het soort gegevens dat je nodig hebt is wel ongeveer duidelijk. Als je van een onderdeel van de collectie weet hoe groot het bezit is, hoe actueel dat bezit is en hoe vaak het in een jaar tijd geleend is kom je een heel eind. Je kunt dan bijvoorbeeld het uitleengemiddelde of de usefactor van het collectieonderdeel bepalen, en het vergelijken met de collecties van andere bibliotheken of normen.
Alleen is er geen eenduidige manier om de collectie in onderdelen op te splitsen. Ja, materiaal voor volwassenen en materiaal voor de jeugd zijn gesplitst, maar ga je vervolgens kijken naar materiaalsoort (boeken vs AVM) of functie (fictie vs non-fictie) of verdeel je eerst verder op doelgroep zoals in het retailconcept gebeurt (verdieping, beleving, ontspanning, kids, jeugd, jong). Dat is lastig voor het onderling vergelijken van bibliotheekcollecties en voor het ontwikkelen van een uniforme werkwijze.
Binnen ProBiblio proberen we een collectiemonitor te ontwikkelen die voor retail-bibliotheken een bruikbare indelen geeft, en met wat herschikken van groepen ook voor andere bibliotheken veel bruikbare informatie geeft. Tot die tijd is het voor de collectie van 1 vestiging het meest logisch om aan te sluiten bij de manier waarop het materiaal in de kasten geclusterd is. Idealiter is dat ook de manier waarop het materiaal in de geautomatiseerde catalogus geclusterd is. Je meetniveau wordt dan dus de sublocatie of kast (Bicat).

Kiezen
Vervolgens maak je keuzes in hoe je collectie er uit zou moeten zien. Je bepaalt wat de gewenste collectieomvang is, uit welke onderdelen je collectie zou moeten bestaan, hoe vraag- of aanbodgericht je wilt zijn.
De totale collectieomvang werd in het verleden (in de tijd van het paarse boekje) bepaald op basis van landelijke normen. Die landelijk vastgestelde normen gelden niet meer, maar nog steeds is het normeren van de collectieomvang vrij gebruikelijk. Je collectie is dan bijvoorbeeld 2 banden per inwoner of 6 banden per lener groot. Je zou ook op basis van het rendement kunnen normeren, en zeggen dat de collectieomvang in banden 1/6 van het aantal uitleningen per jaar is. Ik ben persoonlijk een voorstander van normeren op basis van het inwonertal. Als je je collectieomvang koppelt aan het succes dat je in het verleden behaald hebt (aantallen leden of uitleningen) loop je het risico in een neerwaartse spiraal terecht te komen.
Hoe groot de afzonderlijke delen van de collectie moeten zijn werd in het verleden op basis van vaste verhoudingen bepaald 60% volwassenen, 40% jeugd bijvoorbeeld, of 55% fictie en 45% non-fictie. Tegenwoordig wordt veel meer naar het relatieve gebruik gekeken. De meest uitgesproken vorm daarvan is de methode die door retailbibliotheken gebruikt wordt en waarbij in principe 100% vraaggestuurd gecollectioneerd wordt. Dat betekent dat de omvang van de collectie in balans moet zijn met hoeveel er geleend wordt. Je streeft dan voor alle collectieonderdelen naar een gelijk uitleengemiddelde en een use factor van 1. Het effect op de collectie van deze methode is meestal een krimp van de collectie voor volwassenen en de non-fictiecollectie ten faveure van de jeugd en de fictie.
Een andere methode (bekend als RCB, maar ook in andere varianten toegepast) vergelijkt collectieonderdelen niet binnen de eigen collectie, maar met andere bibliotheken. In die methode wordt op basis van een groep vergelijkbare bibliotheken een soort norm ontwikkeld, die vervolgens op de eigen collectie toegepast wordt. Die norm is niet voor alle collectieonderdelen gelijk. Collecties die het overal slecht doen worden minder streng genormeerd dan collecties die het overal goed doen. Ook deze methode heeft tot effect dat de collectie vraaggerichter wordt, maar in dit geval blijven collectieonderdelen die weinig geleend worden maar door de meeste bibliotheken toch gecollectioneerd worden in stand.
Daarnaast is er de aanbodgerichte methode, de methode waarbij je een deel van de nieuw uitkomende titels koopt, ongeacht of er vraag naar is. Soms gebeurt dat met het idee dat ‘je toch iets moet hebben over …’, soms omdat binnen de basisbibliotheek of in het netwerk is afgesproken dat jouw vestiging verantwoordelijk is voor het collectioneren van dat specifieke collectieonderdeel.
Naast de omvang en samenstelling van de collectie is de actualiteit een belangrijke factor. Volgens de certificeringsnormen moet een openbare bibliotheek ieder jaar minimaal 10% van zijn collectie verversen, maar in de praktijk zijn bepaalde materialen al lang voor ze 10 jaar oud zijn gedateerd of stuk.

Plannen
En vervolgens zet je een traject uit om van de huidige naar de gewenste situatie te komen. Hoe snel dat gaat hangt in hoge mate af van hoe ruim je budget is. Een vrij eenvoudige rekensom geeft je daar een indruk van. Als je streeft naar een collectie van 2 banden per inwoner, die je met 10% per jaar ververst, en als je uitgaat van een gemiddelde bandprijs van € 15,- moet je in 10 jaar tijd 2 x € 15,- = € 30,- per inwoner uitgeven. Je hebt dan dus jaarlijks ongeveer € 3,- per inwoner nodig. Alles wat je extra hebt kan je inzetten om sneller bij te sturen, of voor korte tijd extra exemplaren van populaire titels aan te schaffen.
In de praktijk begin je je plan met jaarlijks 10% (of meer, als je daar voor dat collectieonderdeel voor gekozen hebt) van je gewenste bezit aan te schaffen. Het budget dat je dan nog over hebt gebruik je om collectieonderdelen die moeten groeien naar de gewenste grootte te brengen. De eerste keren dat je een collectieprofiel opstelt zal je dat niet in 1 jaar voor elkaar krijgen en zul je je inhaalslag of over meerdere jaren moeten verdelen, of moeten richten op de collectieonderdelen waarin de discrepantie met de gewenste situatie het grootst is. Naarmate je in je collectievorming directer stuurt zul je steeds minder budget nodig hebben voor het bijsturen van je collectiesamenstelling en zul je budget overhouden om de actualiteit van je collectie verder te vergroten.

Zie je wel, simpel toch ;-)

zondag 7 februari 2010

Netwerk


Netwerk
Originally uploaded by westher
Ahum, iedere week bloggen is nog niet zo eenvoudig. Ik heb best belangwekkende smoezen hoor! Ik had het heel druk met het opstellen van retail-collectieprofielen en ik geef aan de GO het vak Organisatie en Beheer van het Informatieaanbod. Daarnaast ben ik vooral bezig geweest om helder te krijgen wat eigenlijk mijn opdracht is, hoeveel uren ik er voor heb, hoeveel geld er beschikbaar is en wat er niet binnen mijn project maar in het reguliere werk valt … En dat is nou eenmaal niet het meest pakkende onderwerp om over te schrijven. Maar dat zijn natuurlijk allemaal smoezen. Als je vindt dat communicatie zo belangrijk is moet je ook communiceren dat het even niet zo hard gaat.

Mijn PID (project initiatie document) heb ik inmiddels ingeleverd, maar dat wil niet zeggen dat de contouren van mijn project al helemaal vastliggen. Deze week diende zich bijvoorbeeld nog een aanvulling aan.

Uit het budget voor 2009 voor het provinciaal collectieplan van de provincie Noord-Holland was geld overgebleven. Hoe dat kwam ben ik even kwijt, ik geloof dat er provinciale achtergrondcollecties opgebouwd zouden worden, waarvoor meer budget was toegekend dan er aanbod aan nieuwe titels was. Bij de bespreking daarover in de SOOB stelde een van de aanwezigen voor het overgebleven geld in te zetten om het gebruik van de AquaBrowser in de provincie Noord-Holland te bevorderen. En vervolgens was mijn project opeens een bedrag van € 40.000 rijker, in te zetten voor de promotie van de provinciale AquaBrowser.

Leuk natuurlijk, extra budget, maar in dit geval weegt de verantwoordelijkheid best zwaar. Want de directeur die voorstelde om de provinciale ABL te promoten heeft zelf al een eigen skin laten ontwikkelen, hij gelooft in het nut van een provinciale catalogus en in het idee dat zoeken met een AquaBrowser voor veel mensen aantrekkelijker is dan zoeken in een klassieke catalogus. Maar met dat provinciale geld moet natuurlijk iets ontwikkeld worden waar alle bibliotheken en/of alle bibliotheekgebruikers in Noord-Holland van profiteren.

En dan wordt het ingewikkeld. Want een aantal bibliotheken heeft liever dat hun klanten eerst in de eigen collectie van de basisbibliotheek kijken, en dat ze pas als in de collectie van de eigen bibliotheek onvoldoende materiaal aanwezig is overwegen om het materiaal van elders te laten komen. Terwijl andere bibliotheken een eigen versie van de provinciale catalogus hebben laten maken, en ze dus in hun eigen catalogus de hele provinciale collectie al ontsloten hebben.

Het promoten van de provinciale AquaBrowser is in dit geval dus niet het promoten van de website waarop je de catalogus kunt vinden, maar meer het promoten van een idee of concept. Een concept dat per bibliotheek op een verschillende manier ervaren wordt en waar per bibliotheek op een eigen manier een concrete vertaling van gemaakt is. Wat die € 40.000 ook gaat opleveren, het is geen folder of button die je naar een vaste website stuurt.

Gelukkig wordt het meestal ook wel interessant, als het ingewikkeld wordt. Zou het mogelijk zijn om een promotiecampagne te ontwikkelen, niet zozeer voor de provinciale catalogus (die volgens mij alleen het middel is) maar voor de provinciale collectie? Wat zou er dan gepromoot moeten worden? En hoe zou je dat aan kunnen pakken?

Als je eindgebruikers wilt laten profiteren van de provinciale collectie is het volgens mij belangrijk om de vraag “What’s in it for me?” te beantwoorden. Wat heeft de eindgebruiker eigenlijk aan die provinciale collectie? Daar kan je vast ook een jaar over discussiĆ«ren, maar volgens mij kom je een heel eind met ideeĆ«n in de richting van niche-markten en the long tail. Het mooie aan de provinciale collectie is dat alle bibliotheken van Noord-Holland gezamenlijk een veel gevarieerder collectie kunnen opbouwen en beschikbaarstellen dan alle afzonderlijke vestigingen en basisbibliotheken. Dankzij het provinciale netwerk kunnen dorps- en wijkbibliotheken zich concentreren op retailprincipes om hun lokale collectie zo op te bouwen dat hij perfect aan de lokale vraag voldoet, terwijl het netwerk de vervulling van de minder gangbare informatiebehoefte mogelijk maakt.

Als dat idee klopt is het volgens mij een goed idee om je bij je promotie te richten op die delen van het informatieaanbod waar lokaal wel vraag naar is, maar waarop het aanbod moeilijk lokaal geregeld kan worden. Als het goed is zijn dat ook de onderwerpen die in het provinciaal collectieplan als eerste aangepakt worden. Voor die onderwerpen zou je vervolgens op papier en digitaal een wervend verhaal moeten kunnen houden, waarin je aangeeft hoe je als lokale eindgebruiker kunt profiteren van het provinciale aanbod. Dat doe je, lijkt me, door een aantrekkelijk beeld te geven van het materiaal dat in de provincie beschikbaar is rond een onderwerp (of genre, of taal, of wat voor kenmerk dan ook) en vervolgens aan te geven hoe de bibliotheekgebruiker dat materiaal kan bemachtigen.

En dan promoot je dus zowel de provinciale collectie als de provinciale catalogus. Maar ook Zoek&Boek en het bibliotheekpaspoort als manieren om het materiaal echt in handen te krijgen. Want voor de moderne bibliotheekgebruiker gaan ‘discovery’ en ‘delivery’ hand in hand.