donderdag 27 maart 2008

Collectiebeleid in een netwerkorganisatie


300.000 cd's te leen
Originally uploaded by westher
Ik ben deze week met een interessante klus bezig geweest. Een basisbibliotheek in Zuid-Holland heeft ProBiblio ingeschakeld om ze te ondersteunen bij het schrijven van een collectiebeleid. Eén van de vragen die in dat beleid beantwoord moet worden is hoe je in een organisatie met een aantal gelijkwaardige vestigingen toch met speerpunten in de collectie kunt werken. De achterliggende vraag daarbij is volgens mij de vraag hoe de vorming van een basisbibliotheek meerwaarde voor de gebruiker kan bieden.

Voor veel bibliothecarissen voldoet de ideale collectie aan twee criteria:
1. Er is een brede basis, waardoor voor iedere voorkomende vraag materiaal in de collectie is.
2. Populaire titels zijn in grote aantallen beschikbaar, waardoor voor iedere voorkomende vraag het materiaal ook meteen geleend kan worden.

De collectiebudgetten en hoeveelheid kastruimte zijn echter nooit toereikend om een dergelijke collectie te kunnen opbouwen.

Door niet meer de collectie van de vestiging, maar die van het netwerk als uitgangspunt te nemen kan de ideale collectie beter benaderd worden. De brede basiscollectie kan zo namelijk over een groter aantal vestigingen verspreid worden, waardoor er ruimte (zowel fysiek als qua budget) overblijft om meer te investeren in populaire titels.

Maar dan wordt de vraag welk materiaal er voor welke vestiging aangeschaft moet worden alleen maar ingewikkelder te beantwoorden. Voor deze basisbibliotheek hebben we het idee van het werken met speerpunten verder uitgewerkt. Daarvoor hebben we eerst de collectie non-fictie onderverdeeld in 9 clusters van 9 onderwerpen. Per onderwerp hebben we onderzocht in welke vestiging dat vorig jaar het meest uitgeleend is. Onze aanname is dat voor dat onderwerp binnen deze basisbibliotheek de grootste gebruikersgroep dan ook van die vestiging gebruik zal maken. Het ligt dan ook voor de hand om die vestiging het onderwerp als speerpunt toe te wijzen.

In een vestiging met een speerpunt blijf je, op dat onderwerp, collectioneren op een brede collectie, waarin niet alleen populair materiaal opgenomen wordt, maar waarin een beeld van het totale aanbod aan media geboden wordt. In de andere vestigingen kan dan gekozen worden om alleen de meest gevraagde titels aan te schaffen.

Voorwaarde voor deze benadering is dat de inwoners van het werkgebied de hele netwerkcollectie ook inderdaad ervaren als de collectie van hun bibliotheek. Dat betekent dat er in de communicatie naar overheid, gebruikers en niet-gebruikers steeds de nadruk op de totale collectie gelegd moet worden.

Het betekent ook dat gebruikers een titel die niet op het juiste moment op de juiste plaats is wél op een voor die gebruiker acceptabele manier geleverd moet kunnen krijgen. Voor de hand liggende oplossingen daarvoor zijn gratis (of tegen marginale kosten) reserveren of aanvragen, het snel uitvoeren van het leenverkeer en het op een plaats van eigen keuze afleveren van gereserveerde en aangevraagde materialen. Het zou zeer de moeite waard zijn om eens te onderzoeken welke maatregelen voor welke groepen klanten een verbetering zouden betekenen.

1 opmerking:

Conny zei

Jaren eeuwen enzovoort geleden zei de wijze de la court (toen directeur van AMsterdam) al dat geen enkele bibliotheek in staat is alleen haar doelstelling te bereiken. De wijze waarop de branche is georganiseerd is bedoeld om te werken zoals je omschrijft in je essay Infogebruiker. Een groot probleem vormen de ego's van directies en besturen die alleen in woord echt kunnen delen! De onderlinge samenwerking op welk front dan ook kan zo veel toevoegen aan de lokale dienstverlening en door de digiwereld kan het eigenlijk zo eenvoudig. Weg met de bureaubazen! De branche een groot geheel!